Câu hỏi thường gặp
Ngày cập nhật: 01 tháng 07, 2026 Người cập nhật: VNPT eContract's team
Tổng quan và mô hình triển khai
Tôi muốn đăng ký sử dụng dịch vụ VNPT eContract thì làm thế nào?
Trả lời:
Người dùng có thể nhấn Trải nghiệm miễn phí và đăng ký thông tin tại đây, hoặc liên hệ tổng đài 18001260, nhánh 1, để được hỗ trợ đăng ký dịch vụ.
Tôi có cần tạo tài khoản để sử dụng VNPT eContract không?
Trả lời:
Để sử dụng đầy đủ các tính năng của VNPT eContract, người dùng cần có tài khoản hệ thống. Một số tính năng cơ bản như tra cứu thông tin chứng từ có thể được cấu hình để sử dụng mà không cần đăng nhập, tùy phạm vi triển khai.
VNPT eContract có ứng dụng dành cho thiết bị di động không?
Trả lời:
Có. VNPT eContract hỗ trợ nhiều nền tảng, bao gồm ứng dụng di động cho iOS và Android, giúp người dùng truy cập, theo dõi và xử lý chứng từ khi cần.
Tôi có thể đăng nhập tài khoản VNPT eContract trên nhiều thiết bị không?
Trả lời:
Có thể. Người dùng có thể đăng nhập trên điện thoại hoặc máy tính có kết nối internet. Để đảm bảo an toàn thông tin, người dùng nên đăng xuất khỏi thiết bị công cộng và bật xác thực hai yếu tố nếu hệ thống đã được cấu hình.
VNPT eContract Premium phù hợp với những mô hình triển khai nào?
Trả lời:
VNPT eContract Premium phù hợp với các mô hình triển khai riêng cho khách hàng như On-Premise, Private Cloud hoặc Cloud riêng/VPC. Mô hình cụ thể sẽ được thống nhất sau khi khảo sát hạ tầng, yêu cầu bảo mật, quy mô người dùng, số lượng chứng từ và nhu cầu tích hợp.
eContract Premium khác gì so với eContract SaaS?
Trả lời:
eContract SaaS là dịch vụ dùng chung trên hạ tầng VNPT, phù hợp với nhu cầu triển khai nhanh và nghiệp vụ tiêu chuẩn. eContract Premium là phiên bản triển khai riêng, phù hợp với khách hàng cần lưu trữ dữ liệu trên hạ tầng riêng, tích hợp sâu với HRM/ERP/CRM/DMS/ECM, dùng SSO/IAM riêng, tùy biến quy trình, mẫu chứng từ, phân quyền, giao diện và kiểm soát vận hành/bảo mật ở mức cao hơn.
eContract Premium có thể dùng cho những loại chứng từ nào?
Trả lời:
Hệ thống có thể áp dụng cho nhiều loại chứng từ như hợp đồng lao động, hợp đồng thương mại, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu, biên bản đối soát, cam kết, thỏa thuận, đơn từ nội bộ, hồ sơ trình ký, văn bản phê duyệt nội bộ và các biểu mẫu cần tạo lập, trình duyệt, ký số, lưu trữ điện tử.
eContract Premium có hỗ trợ nhiều công ty/pháp nhân trên cùng một hệ thống không?
Trả lời:
Có. Hệ thống hỗ trợ mô hình nhiều công ty hoặc nhiều pháp nhân trên cùng một hệ thống. Mỗi công ty có thể có thông tin pháp nhân, người dùng, phân quyền, mẫu chứng từ, quy trình xử lý và cấu hình ký số riêng. Người dùng có thể được phân quyền vào một hoặc nhiều công ty tùy vai trò.
Tạo lập, tra cứu và quản lý chứng từ
Người dùng có thể tạo chứng từ bằng những cách nào?
Trả lời:
Người dùng có thể tạo chứng từ trực tiếp trên Web, tạo từ mẫu đã cấu hình, import hàng loạt từ Excel, upload file PDF/Word có sẵn hoặc tạo thông qua API tích hợp từ hệ thống nghiệp vụ bên ngoài. Cách tạo phụ thuộc vào quy trình nghiệp vụ và phạm vi tính năng được triển khai.
Hệ thống có hỗ trợ tạo chứng từ hàng loạt không?
Trả lời:
Có. Hệ thống hỗ trợ tạo lô chứng từ từ file import hoặc qua API, phù hợp với nghiệp vụ có số lượng chứng từ lớn như hợp đồng lao động, phụ lục hợp đồng, cam kết, thông báo hoặc chứng từ phát sinh định kỳ. Dữ liệu cần chuẩn bị đúng file mẫu hoặc đúng cấu trúc API.
Có thể sửa nội dung chứng từ sau khi đã tạo không?
Trả lời:
Có thể, tùy trạng thái chứng từ và quyền người dùng. Thông thường, chứng từ có thể chỉnh sửa khi còn ở trạng thái nháp hoặc chưa bắt đầu quy trình xử lý. Sau khi đã gửi ký, đã phê duyệt hoặc đã ký số, hệ thống sẽ hạn chế chỉnh sửa để đảm bảo tính toàn vẹn và lịch sử xử lý.
Có thể hủy hoặc thu hồi chứng từ đã gửi ký không?
Trả lời:
Có thể, nếu chứng từ chưa hoàn tất và người dùng có quyền hủy/thu hồi. Với chứng từ đã hoàn tất hoặc ký số đầy đủ, việc hủy/thu hồi cần tuân theo quy trình nghiệp vụ của từng đơn vị và có thể cần tạo chứng từ điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ theo quy định nội bộ.
Người dùng có thể tra cứu chứng từ đã hoàn tất ở đâu?
Trả lời:
Người dùng có thể tra cứu chứng từ trên hệ thống theo mã chứng từ, tiêu đề, loại chứng từ, trạng thái, người tạo, người ký, ngày tạo, ngày hoàn tất hoặc đơn vị/công ty liên quan. Tùy cấu hình, hệ thống có thể cung cấp portal tra cứu riêng cho người dùng nội bộ, đối tác, khách hàng hoặc người lao động.
Mẫu chứng từ
Làm thế nào để tạo và quản lý các mẫu chứng từ?
Trả lời:
Người dùng có thể tạo và quản lý mẫu chứng từ trong module quản lý mẫu chứng từ. Hệ thống cho phép tạo mới, chỉnh sửa, lưu trữ, phân loại mẫu và cấu hình các thông tin cần thiết như biến dữ liệu hoặc vị trí ký.
Có thể tùy chỉnh mẫu chứng từ theo nhu cầu riêng của công ty không?
Trả lời:
Có. Mẫu chứng từ có thể được tùy chỉnh nội dung, định dạng, biến dữ liệu, vị trí ký và quy trình áp dụng để phù hợp với nghiệp vụ riêng của từng công ty hoặc loại chứng từ.
Mẫu chứng từ động là gì?
Trả lời:
Mẫu chứng từ động là mẫu tài liệu có chứa các biến dữ liệu. Khi tạo chứng từ, hệ thống thay thế các biến này bằng dữ liệu người dùng nhập, dữ liệu import từ Excel hoặc dữ liệu truyền từ hệ thống bên ngoài qua API.
Hệ thống có hỗ trợ biến lặp trong mẫu Word không?
Trả lời:
Có. Hệ thống có thể hỗ trợ biến lặp trong mẫu Word để hiển thị danh sách nhiều dòng như hàng hóa/dịch vụ, ngành nghề, người lao động, điều khoản, bảng thanh toán hoặc nghiệm thu. Khi import hoặc tích hợp API, dữ liệu cần đúng cấu trúc mảng tương ứng với biến lặp đã cấu hình.
Khi nào nên dùng mẫu Word và khi nào nên dùng file PDF?
Trả lời:
Nên dùng mẫu Word khi chứng từ cần sinh nội dung động từ dữ liệu đầu vào. Nên dùng file PDF khi tài liệu đã hoàn thiện nội dung, không cần sinh dữ liệu động và chỉ cần trình ký hoặc ký số trên tài liệu có sẵn.
Có thể cấu hình vị trí ký cố định theo mẫu chứng từ không?
Trả lời:
Có. Hệ thống có thể cấu hình vị trí ký cố định theo mẫu chứng từ, vai trò người ký hoặc loại chứng từ. Vị trí ký có thể xác định theo trang ký, tọa độ khung ký, kích thước chữ ký và thông tin hiển thị trên chữ ký, giúp hạn chế sai sót khi xử lý số lượng lớn.
Quy trình xử lý, phê duyệt và ký
Quản lý quy trình động là gì?
Trả lời:
Quản lý quy trình động cho phép thiết lập và điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi trong tổ chức và nhu cầu kinh doanh.
Làm thế nào để thiết lập và điều chỉnh quy trình động?
Trả lời:
Quản trị viên có thể sử dụng công cụ thiết lập quy trình trong hệ thống để tạo, chỉnh sửa các bước xử lý, người xử lý, quyền thao tác và điều kiện chuyển bước theo nhu cầu nghiệp vụ.
Quy trình xử lý chứng từ có thể cấu hình những bước nào?
Trả lời:
Quy trình có thể gồm tạo lập chứng từ, kiểm tra nội dung, bổ sung dữ liệu, phê duyệt nội bộ, ký nháy, ký số cá nhân, ký số tổ chức/đóng dấu doanh nghiệp, gửi đối tác/người lao động ký, hoàn tất và lưu trữ. Thứ tự bước, người xử lý, điều kiện chuyển bước và quyền thao tác có thể cấu hình theo nhu cầu từng tổ chức.
Hệ thống có hỗ trợ nhiều người ký trên cùng một chứng từ không?
Trả lời:
Có. Một chứng từ có thể có nhiều người ký, nhiều vai trò ký và nhiều vị trí ký khác nhau. Hệ thống có thể hỗ trợ ký tuần tự hoặc song song tùy cấu hình quy trình.
Hệ thống có hỗ trợ ký hàng loạt không?
Trả lời:
Có. Hệ thống hỗ trợ ký hàng loạt để giảm thời gian xử lý khi người dùng cần ký nhiều chứng từ cùng lúc. Số lượng chứng từ ký trong một lượt phụ thuộc phương thức ký, chính sách dịch vụ ký số, cấu hình hệ thống và phạm vi triển khai.
Ký số là gì và làm thế nào để sử dụng chức năng này?
Trả lời:
Ký số là quá trình sử dụng chứng thư số để xác nhận tính hợp lệ và toàn vẹn của chứng từ điện tử. Người dùng có thể ký số trong hệ thống khi được phân quyền xử lý chứng từ và đã cấu hình phương thức ký phù hợp.
Ký nháy là gì và khi nào nên sử dụng?
Trả lời:
Ký nháy thường dùng để xác nhận đã kiểm tra, đã xem xét hoặc đồng ý nội bộ trước khi ký chính thức. Ký nháy có thể thể hiện bằng hình ảnh chữ ký, thông tin người xử lý hoặc dấu xác nhận nội bộ.
Ký nháy khác gì ký số?
Trả lời:
Ký nháy phục vụ mục đích xác nhận nội bộ hoặc kiểm tra trước khi ký chính thức. Ký số sử dụng chứng thư số để xác nhận tính toàn vẹn và giá trị xác thực của tài liệu điện tử; nếu tài liệu bị thay đổi sau khi ký, chữ ký số có thể bị cảnh báo không hợp lệ.
Người xử lý có thể từ chối chứng từ không?
Trả lời:
Có. Nếu được phân quyền, người xử lý có thể từ chối chứng từ trong quá trình phê duyệt hoặc ký. Khi từ chối, người dùng nên nhập lý do để người tạo hoặc các bên liên quan có căn cứ chỉnh sửa, tạo lại hoặc xử lý tiếp.
Chữ ký số và chứng thư số
eContract Premium hỗ trợ những phương thức ký số nào?
Trả lời:
Tùy phạm vi triển khai, hệ thống có thể hỗ trợ ký số bằng USB Token, VNPT SmartCA, HSM/SignServer, ký số tự động cho tổ chức/doanh nghiệp hoặc tích hợp CA khác theo yêu cầu dự án. Phương thức cụ thể cần khảo sát và cấu hình phù hợp với nghiệp vụ, chính sách bảo mật và chứng thư số của khách hàng.
Tải plugin VNPT SmartCA ở đâu?
Trả lời:
Người dùng có thể tải plugin tại https://kyso.vnpt-ca.vn/ bằng cách chọn menu Plugin ký số và chọn phiên bản phù hợp với hệ điều hành. Người dùng cũng có thể tải trực tiếp tại đây.
Người dùng cần chuẩn bị gì để ký số?
Trả lời:
Người dùng cần tài khoản eContract, quyền xử lý/ký chứng từ, chứng thư số còn hiệu lực, thiết bị hoặc phần mềm ký tương ứng và kết nối mạng ổn định. Với USB Token cần cắm token và cài driver/plugin; với SmartCA cần tài khoản SmartCA và xác nhận ký theo phương thức xác thực của dịch vụ.
Hệ thống có kiểm tra chứng thư số có đúng người ký không?
Trả lời:
Có thể cấu hình kiểm tra. Hệ thống có thể đối chiếu thông tin chứng thư số với thông tin người dùng hoặc tổ chức như họ tên, email, số giấy tờ định danh, mã số thuế, UID/Subject hoặc đơn vị phát hành chứng thư số. Phạm vi kiểm tra phụ thuộc dữ liệu chứng thư, chính sách khách hàng và cấu hình hệ thống.
Chứng thư số hết hạn có ký được không?
Trả lời:
Không. Chứng thư số hết hạn không thể dùng để ký số hợp lệ. Người dùng cần gia hạn hoặc cập nhật chứng thư số mới trước khi ký.
Làm sao để thêm và quản lý chứng thư số của người dùng?
Trả lời:
Chứng thư số của người dùng có thể được thêm và quản lý trong module quản lý chứng thư số. Người dùng hoặc quản trị viên có thể thêm mới, đặt lại tên, đặt làm mặc định hoặc thu hồi chứng thư số tùy quyền được cấp.
Sau khi ký số, có thể kiểm tra chữ ký trên file PDF bằng công cụ nào?
Trả lời:
Người dùng có thể kiểm tra chữ ký số bằng Adobe Acrobat Reader, Foxit PDF Reader hoặc công cụ kiểm tra chữ ký được cung cấp theo phạm vi triển khai. Cần kiểm tra trạng thái chữ ký, chứng thư số, thời điểm ký, đơn vị cấp chứng thư và việc tài liệu có bị thay đổi sau khi ký hay không.
Hệ thống có hỗ trợ ký số kèm dấu thời gian không?
Trả lời:
Có thể hỗ trợ. Hệ thống có thể tích hợp dịch vụ timestamp/TSA để gắn dấu thời gian cho chữ ký số, giúp xác nhận thời điểm ký và tăng tính tin cậy trong các nghiệp vụ yêu cầu pháp lý, kiểm toán hoặc lưu trữ dài hạn.
Tích hợp hệ thống
eContract Premium có hỗ trợ tích hợp API không?
Trả lời:
Có. Hệ thống hỗ trợ API tích hợp với HRM, ERP, CRM, DMS, ECM, Core System, Portal nội bộ hoặc hệ thống quản lý nhân sự. Các API thường dùng gồm tạo chứng từ, tạo lô chứng từ, truyền dữ liệu mẫu, lấy trạng thái xử lý, tải file hoàn tất, đồng bộ người dùng, đồng bộ phòng ban/đơn vị và webhook trạng thái.
Webhook được dùng để làm gì?
Trả lời:
Webhook dùng để thông báo trạng thái chứng từ từ eContract sang hệ thống bên ngoài theo thời gian gần thực. Ví dụ khi chứng từ ký xong, bị từ chối, bị hủy hoặc hoàn tất, hệ thống có thể gửi webhook để hệ thống tích hợp cập nhật trạng thái tương ứng.
Hệ thống có hỗ trợ SSO không?
Trả lời:
Có. eContract Premium có thể tích hợp đăng nhập một lần với Microsoft Entra ID/Azure AD, SAML 2.0, OAuth2/OpenID Connect hoặc IAM nội bộ, giúp người dùng đăng nhập bằng tài khoản tổ chức và hỗ trợ quản trị truy cập tập trung.
Hệ thống có hỗ trợ đồng bộ người dùng tự động không?
Trả lời:
Có. Hệ thống có thể đồng bộ người dùng bằng API, file dữ liệu hoặc SCIM nếu nằm trong phạm vi dự án. Thông tin đồng bộ thường gồm tài khoản, họ tên, email, số điện thoại, mã nhân viên, phòng ban, chức danh, công ty và trạng thái hoạt động.
eContract có thể tích hợp với hệ thống lưu trữ như S3, MinIO, SharePoint hoặc OneDrive không?
Trả lời:
Có thể triển khai theo yêu cầu. Hệ thống có thể lưu trữ hoặc đồng bộ file chứng từ hoàn tất sang MinIO, S3-compatible storage, AWS S3, SharePoint, OneDrive hoặc hệ thống lưu trữ nội bộ. Phạm vi tích hợp cần làm rõ xác thực, cấu trúc thư mục, quy tắc đặt tên file, quyền truy cập, retention, mã hóa dữ liệu và cơ chế retry.
Khi tích hợp API, hệ thống bên ngoài cần lưu ý gì?
Trả lời:
Hệ thống tích hợp cần dùng đúng endpoint và xác thực, truyền đúng cấu trúc dữ liệu, không truyền dữ liệu nhạy cảm không cần thiết, có retry cho lỗi tạm thời, lưu mã chứng từ hoặc mã giao dịch để đối soát, kiểm tra trạng thái qua API/webhook và bảo vệ API Key/Token, không hard-code trong mã nguồn phía client.
Người dùng, công ty và phân quyền
Làm thế nào để quản lý người dùng trong hệ thống?
Trả lời:
Quản trị viên có thể quản lý người dùng trong module quản lý người dùng, bao gồm tạo mới, chỉnh sửa thông tin, phân quyền, khóa/mở khóa tài khoản và theo dõi hoạt động của người dùng.
Một tài khoản có thể sử dụng trên nhiều công ty như thế nào?
Trả lời:
Hệ thống cho phép một tài khoản người dùng liên kết với nhiều công ty. Người dùng có thể chuyển đổi giữa các công ty được phân quyền mà không cần đăng xuất.
Làm sao để quản lý quyền hạn của tài khoản trên nhiều công ty?
Trả lời:
Quyền hạn của tài khoản có thể được quản lý riêng cho từng công ty. Quản trị viên có thể phân quyền theo vai trò, nhiệm vụ, phòng ban, loại chứng từ và phạm vi dữ liệu trong từng công ty.
Quản trị viên có thể phân quyền chi tiết cho người dùng không?
Trả lời:
Có. Hệ thống hỗ trợ phân quyền theo vai trò, chức năng, công ty, phòng ban, loại chứng từ và phạm vi dữ liệu. Ví dụ người dùng chỉ được tạo chứng từ thuộc phòng ban của mình, người khác có quyền phê duyệt, ký số hoặc cấu hình mẫu/quy trình/người dùng.
Người dùng có nên chia sẻ tài khoản cho người khác sử dụng không?
Trả lời:
Không. Mỗi người dùng nên sử dụng tài khoản riêng để đảm bảo an toàn thông tin, kiểm soát trách nhiệm xử lý và tính chính xác của nhật ký hệ thống. Chia sẻ tài khoản làm tăng rủi ro bảo mật và khó xác định trách nhiệm khi có sự cố.
Làm gì khi nghi ngờ tài khoản bị lộ mật khẩu?
Trả lời:
Người dùng cần đổi mật khẩu, đăng xuất khỏi thiết bị không sử dụng, thông báo quản trị viên, kiểm tra lịch sử thao tác nếu có và kích hoạt xác thực hai yếu tố nếu hệ thống đã cấu hình. Quản trị viên có thể khóa tạm tài khoản để kiểm tra nếu có dấu hiệu bất thường.
Bảo mật, dữ liệu, hạ tầng và vận hành
Hệ thống có đảm bảo an toàn và bảo mật cho chứng từ điện tử không?
Trả lời:
Có. Hệ thống áp dụng các cơ chế bảo vệ như mã hóa kết nối, kiểm soát truy cập, chứng thư số, phân quyền và nhật ký thao tác để đảm bảo an toàn cho chứng từ điện tử.
Dữ liệu chứng từ có được mã hóa không?
Trả lời:
Có. Tùy cấu hình triển khai, hệ thống có thể áp dụng HTTPS/TLS, mã hóa dữ liệu nhạy cảm, kiểm soát truy cập theo quyền và ghi nhật ký thao tác. Với On-Premise, khách hàng cần phối hợp bảo mật hạ tầng như firewall, WAF, phân vùng mạng, backup, antivirus/EDR, quản lý tài khoản máy chủ và giám sát truy cập.
Hệ thống có ghi nhật ký thao tác người dùng không?
Trả lời:
Có. Hệ thống có thể ghi nhận nhật ký thao tác gồm người thực hiện, thời gian, thao tác, trạng thái xử lý, địa chỉ IP, đối tượng tác động và kết quả xử lý. Tùy cấu hình có thể ghi thêm application log hoặc technical log để hỗ trợ vận hành.
Làm thế nào để khôi phục dữ liệu nếu xảy ra sự cố?
Trả lời:
Hệ thống cần có phương án sao lưu và khôi phục dữ liệu định kỳ. Khi xảy ra sự cố, quản trị viên thực hiện khôi phục theo chính sách backup/restore đã thống nhất trong phạm vi triển khai.
Với mô hình On-Premise, ai chịu trách nhiệm vận hành hạ tầng?
Trả lời:
Với On-Premise, khách hàng thường quản lý và vận hành máy chủ, hệ điều hành, mạng, firewall, database, storage, backup và giám sát tài nguyên. VNPT phối hợp triển khai, cấu hình ứng dụng, hướng dẫn vận hành và hỗ trợ sự cố trong phạm vi phần mềm theo thỏa thuận dịch vụ.
Hệ thống có cần backup dữ liệu định kỳ không?
Trả lời:
Có. Cần backup định kỳ database, file chứng từ, file cấu hình, log quan trọng phục vụ audit/đối soát và các thành phần lưu trữ liên quan như MinIO/S3 hoặc repository nội bộ. Tần suất backup, thời gian lưu giữ và phương án khôi phục cần thống nhất theo chính sách vận hành của khách hàng.
Hệ thống có hỗ trợ triển khai High Availability không?
Trả lời:
Có thể triển khai HA tùy yêu cầu và hạ tầng khách hàng. Mô hình HA thường gồm nhiều máy chủ ứng dụng, cân bằng tải, database có dự phòng, storage chịu lỗi và hệ thống giám sát. Phương án cụ thể cần thiết kế theo quy mô người dùng, số lượng chứng từ, SLA và ngân sách.
Khi hệ thống chậm hoặc không truy cập được, cần kiểm tra những gì?
Trả lời:
Quản trị viên nên kiểm tra máy chủ ứng dụng, CPU/RAM/Disk, database, storage/file server/MinIO/S3, mạng/firewall/proxy/load balancer, SSL/TLS/domain, log ứng dụng, log web server, log hệ điều hành và các service nền như worker, scheduler, job ký số, job gửi email. Nếu cần hỗ trợ, cung cấp thời điểm lỗi, tài khoản, mã chứng từ, ảnh lỗi và log liên quan.
Email, thông báo và OTP
Hệ thống có gửi email thông báo cho người dùng không?
Trả lời:
Có. Hệ thống có thể gửi email khi có chứng từ cần xử lý/ký, chứng từ bị từ chối, hoàn tất, sắp hết hạn, cấp tài khoản hoặc đặt lại mật khẩu. Nội dung email và địa chỉ gửi có thể cấu hình theo môi trường triển khai.
Không nhận được email thông báo thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Người dùng nên kiểm tra Spam/Junk, địa chỉ email trong tài khoản, dung lượng hộp thư và việc hệ thống email có chặn domain/địa chỉ gửi không. Quản trị viên cần kiểm tra cấu hình SMTP, service gửi email, log gửi email và chính sách bảo mật email của tổ chức.
Không nhận được OTP thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Người dùng nên kiểm tra số điện thoại, sóng di động, danh sách chặn/spam tin nhắn và thử gửi lại OTP sau một khoảng thời gian ngắn. Nếu vẫn lỗi, quản trị viên cần kiểm tra SMS gateway, trạng thái nhà mạng, log gửi OTP và giới hạn gửi OTP theo chính sách hệ thống.
Lỗi thường gặp khi xử lý PDF và ký số
File PDF upload lên hệ thống nhưng không ký được thì nguyên nhân thường gặp là gì?
Trả lời:
Nguyên nhân thường gặp gồm PDF lỗi cấu trúc, PDF/A không tương thích, file bị khóa chỉnh sửa, dung lượng vượt cấu hình, file scan/xuất PDF không chuẩn hoặc có hình ảnh trong suốt/thành phần đồ họa gây lỗi khi ký. Người dùng nên xuất lại PDF từ file gốc, scan lại hoặc dùng công cụ sửa PDF trước khi upload lại.
Gặp lỗi "Append mode requires a document without errors, even if recovery was possible" khi ký nháy thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Lỗi này thường xảy ra khi tài liệu PDF có lỗi cấu trúc, ví dụ tham chiếu chéo bị hỏng hoặc không chính xác. Người dùng nên tạo/scan lại file hoặc dùng công cụ sửa PDF như PDF2GO, iLovePDF, Smallpdf, Adobe Acrobat trước khi upload lại.
Gặp lỗi "The smask key is not allowed in xobjects" khi ký nháy thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
Lỗi này thường xảy ra khi xử lý tài liệu PDF/A có thành phần đồ họa dùng hiệu ứng trong suốt. Người dùng nên tắt chế độ PDF/A khi xuất từ Word sang PDF, chuyển file về PDF tiêu chuẩn hoặc dùng chữ ký/hình ảnh không có nền trong suốt.
Ký số bị lỗi do chứng thư số thì cần kiểm tra gì?
Trả lời:
Cần kiểm tra chứng thư số còn hiệu lực, đúng người ký/tổ chức, USB Token đã cắm, driver/plugin đã cài đúng, tài khoản SmartCA còn hoạt động, kết nối đến CA ổn định và trình duyệt không chặn popup/plugin. Nếu vẫn lỗi, gửi thời điểm ký, mã chứng từ, phương thức ký, ảnh lỗi và log liên quan cho đội hỗ trợ.
Vì sao chữ ký số hiển thị cảnh báo khi mở bằng phần mềm đọc PDF?
Trả lời:
Nguyên nhân có thể do máy tính chưa trust chứng thư gốc CA, chứng thư hết hạn/bị thu hồi, tài liệu bị thay đổi sau khi ký, phần mềm đọc PDF chưa cập nhật trust list hoặc chữ ký thiếu thông tin revocation/timestamp theo chính sách kiểm tra. Người dùng nên cập nhật trust list/chứng thư gốc và kiểm tra theo hướng dẫn của đơn vị cấp chứng thư số.
Cập nhật, nâng cấp, bảo trì và hỗ trợ
Hệ thống có được cập nhật và nâng cấp thường xuyên không?
Trả lời:
Có. Hệ thống được cập nhật và nâng cấp để cải thiện tính năng, hiệu suất và bảo mật. Lịch nâng cấp hoặc bảo trì sẽ được thông báo theo phạm vi triển khai và thỏa thuận dịch vụ.
Việc nâng cấp phiên bản eContract Premium được thực hiện như thế nào?
Trả lời:
Việc nâng cấp thường gồm thống nhất phạm vi và thời gian, sao lưu dữ liệu, nâng cấp trên UAT/staging nếu có, kiểm tra chức năng chính, nâng cấp production theo lịch và theo dõi sau nâng cấp. Với On-Premise, khách hàng cần phối hợp cấp quyền truy cập, chuẩn bị hạ tầng và thống nhất thời gian bảo trì.
Khi bảo trì hệ thống có ảnh hưởng đến người dùng không?
Trả lời:
Có thể có ảnh hưởng nếu bảo trì cần khởi động lại service, cập nhật ứng dụng, cập nhật database hoặc thay đổi cấu hình. Lịch bảo trì nên được thông báo trước và thực hiện ngoài giờ cao điểm để hạn chế ảnh hưởng nghiệp vụ.
Sau khi nâng cấp, người dùng cần kiểm tra những gì?
Trả lời:
Người dùng hoặc quản trị viên nên kiểm tra đăng nhập, tạo chứng từ, tìm kiếm chứng từ, phê duyệt/ký nháy/ký số, gửi email, tải file hoàn tất, API/webhook nếu có tích hợp và các báo cáo hoặc chức năng tùy biến riêng.
Nếu gặp vấn đề trong quá trình sử dụng, tôi có thể nhận hỗ trợ ở đâu?
Trả lời:
Người dùng có thể liên hệ đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật qua email, điện thoại hoặc hệ thống hỗ trợ trực tuyến được tích hợp trong hệ thống, tùy theo kênh hỗ trợ đã thống nhất với khách hàng.
Khi cần hỗ trợ, người dùng nên cung cấp những thông tin gì?
Trả lời:
Người dùng nên cung cấp tài khoản/email gặp lỗi, mã hoặc tên chứng từ, thời điểm lỗi, thao tác đang thực hiện, ảnh chụp màn hình, phương thức ký nếu lỗi liên quan ký số, trình duyệt/hệ điều hành/thiết bị và log hệ thống nếu người báo lỗi là quản trị viên kỹ thuật.
Người dùng mới nên bắt đầu sử dụng hệ thống từ đâu?
Trả lời:
Người dùng mới nên đăng nhập bằng tài khoản được cấp, kiểm tra thông tin cá nhân và công ty, cập nhật hoặc kiểm tra chứng thư số nếu có quyền ký, làm quen danh sách chứng từ cần xử lý, tạo thử chứng từ nếu được phân quyền, thực hiện phê duyệt/ký theo hướng dẫn nội bộ và tra cứu lại chứng từ đã hoàn tất.