Câu hỏi thường gặp
Ngày cập nhật: 01 tháng 05, 2024
Người cập nhật: VNPT eContract's team
Tổng quan hệ thống
Tôi muốn đăng ký sử dụng dịch vụ quản lý chứng từ điện tử VNPT eContract thì làm thế nào?
Câu trả lời:
Thực hiện nhấn "Trải nghiệm miễn phí" và đăng ký các thông tin tại đây
Hoặc liên hệ tổng đài 18001260 (nhánh 1) miễn phí để được hỗ trợ đăng ký trải nghiệm dịch vụ của chúng tôi.
Tôi có cần tạo tài khoản để sử dụng VNPT eContract không?
Câu trả lời
Để sử dụng toàn bộ tính năng của VNPT eContract, bạn cần đăng ký tài khoản. Tuy nhiên, có một số tính năng cơ bản có sẵn mà không yêu cầu tài khoản như tra cứu thông tin chứng từ.
VNPT eContract có ứng dụng dành cho thiết bị di động không?
Câu trả lời
Có, VNPT eContract có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm cả ứng dụng di động cho iOS và Android. Ứng dụng cho phép người dùng truy cập và xử lý chứng từ của mình từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào người dùng cần.
Tôi có thể đăng nhập tài khoản VNPT eContract trên nhiều thiết bị được không?
Câu trả lời:
Bạn có thể đăng nhập vào tài khoản VNPT eContract của mình bằng điện thoại di động hoặc các máy tính có kết nối internet. Điều này giúp bạn linh hoạt trong việc truy cập và quản lý tài liệu từ mọi nơi. Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin cá nhân, hãy nhớ luôn đăng xuất khỏi tài khoản của mình sau khi sử dụng trên một máy tính công cộng. Ngoài ra, bạn cũng nên kích hoạt tính năng xác thực hai yếu tố để bảo vệ tài khoản của mình một cách tốt nhất.
Ký số, ký nháy và phê duyệt
Ký số là gì và làm thế nào để sử dụng chức năng này trong hệ thống?
Trả lời:
Ký số là quá trình sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận tính hợp lệ và toàn vẹn của chứng từ điện tử. Bạn có thể ký số trực tiếp trong hệ thống bằng cách chọn chứng từ cần ký và sử dụng chứng thư số đã được cấp.
Ký nháy là gì và khi nào nên sử dụng?
Trả lời:
Ký nháy là một loại chữ ký điện tử thường được sử dụng để xác nhận tạm thời hoặc kiểm tra ban đầu trên các chứng từ. Nó thường được sử dụng trong quá trình xem xét trước khi ký số chính thức.
Tải plugin VNPT SmartCA ở đâu?
Câu trả lời:
Cách 1: Truy cập vào https://kyso.vnpt-ca.vn/, chọn menu “Plugin ký số”, chọn phiên bản tải về phù hợp với hệ điều hành máy tính
Cách 2: Người dùng có thể tải trực tiếp Tại đây
Quy trình phê duyệt chứng từ diễn ra như thế nào?
Trả lời:
Quy trình phê duyệt có thể được thiết lập linh hoạt theo nhu cầu của tổ chức, bao gồm các bước xem xét, ký nháy và ký số. Người dùng có thể cấu hình quy trình phê duyệt trong hệ thống để phù hợp với cấu trúc tổ chức của mình.
Gặp lỗi "Append mode requires a document without error even if recovery was posible" khi ký nháy thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
- Nguyên nhân: Lỗi “Append mode requires a document without errors, even if recovery was possible” thường xảy ra do người dùng sử dụng tài liệu PDF có lỗi trong cấu trúc để tạo chứng từ. Tài liệu PDF có lỗi trong cấu trúc, chẳng hạn như các tham chiếu chéo (cross-reference) bị hỏng hoặc không chính xác. Khi sử dụng chế độ append (thêm vào), iText không thay đổi bất kỳ byte nào của tài liệu gốc mà chỉ thêm các byte mới sau dấu kết thúc '%%EOF'. Tuy nhiên, iText sẽ từ chối thực hiện điều này nếu tài liệu gốc bị lỗi.
- Hướng xử lý:
- Phương án 1: Tạo/Scan lại file tài liệu.
- Phương án 2: Dùng công cụ để sửa lại file tài liệu. Người dùng có thể sử dụng các công cụ hỗ trợ online hoặc các thư viện mã nguồn mở như iText để kiểm tra và sửa chữa các tham chiếu chéo bị hỏng. Một số công cụ hỗ trợ online như: PDF2GO, iLovePDF, Smallpdf, Adobe Acrobat,...
Gặp lỗi "The smask key is not allowed in xobjects" khi ký nháy chứng từ thì xử lý như thế nào?
Trả lời:
- Nguyên nhân: Lỗi “The smask key is not allowed in xobjects” xảy ra khi người dùng tạo hoặc xử lý tài liệu PDF/A có chứa các yếu tố đồ họa sử dụng mặt nạ mềm (soft mask). Mặt nạ mềm là một kỹ thuật tạo ra các hiệu ứng trong suốt hoặc bán trong suốt trong hình ảnh. PDF/A là tiêu chuẩn lưu trữ tài liệu lâu dài và không cho phép sử dụng các yếu tố đồ họa có tính trong suốt. Thuộc tính /SMask được sử dụng để xác định mặt nạ mềm trong các đối tượng XObject, nhưng PDF/A không cho phép thuộc tính này.
- Hướng xử lý:
- Phương án 1: Tắt chế độ PDF/A khi xuất tài liệu word sang pdf.
- Phương án 1: Tắt chế độ PDF/A khi xuất tài liệu word sang pdf.
Hoặc sử dụng phần mềm/công cụ chỉnh sửa PDF online để bỏ chế độ PDF/A và lưu lại dưới dạng PDF tiêu chuẩn từ một file PDF hiện có, một số công cụ hỗ trợ online như: PDF2GO, iLovePDF, Smallpdf, Adobe Acrobat,...
- Phương án 2: Ký nháy không dùng hình ảnh có nền trong suốt, thay vì sử dụng hình ảnh chữ ký có nền trong suốt, người dùng có thể:
- Thay thế hình ảnh chữ ký bằng một hình ảnh không có tính trong suốt (ví dụ: hình ảnh có nền trắng).
- Hoặc sử dụng ký nháy "Chỉ văn bản", không sử dụng hình ảnh.
Quản lý mẫu chứng từ
Làm thế nào để tạo và quản lý các mẫu chứng từ?
Trả lời:
Bạn có thể tạo và quản lý các mẫu chứng từ thông qua module quản lý mẫu chứng từ. Hệ thống cho phép bạn tạo mới, chỉnh sửa, lưu trữ và phân loại các mẫu chứng từ theo nhu cầu sử dụng.
Có thể tùy chỉnh mẫu chứng từ để phù hợp với nhu cầu riêng của công ty không?
Trả lời:
Có, bạn có thể tùy chỉnh các mẫu chứng từ để đáp ứng các yêu cầu đặc thù của công ty bạn. Hệ thống cung cấp các công cụ tùy chỉnh để điều chỉnh nội dung và định dạng của các mẫu chứng từ.
Quản lý quy trình động
Quản lý quy trình động là gì?
Trả lời:
Quản lý quy trình động cho phép bạn thiết lập và điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt, phù hợp với sự thay đổi trong tổ chức và nhu cầu kinh doanh.
Làm thế nào để thiết lập và điều chỉnh các quy trình động?
Trả lời:
Bạn có thể sử dụng công cụ thiết lập quy trình động trong hệ thống để tạo và chỉnh sửa các quy trình. Công cụ này cung cấp giao diện đồ họa trực quan để bạn kéo và thả các bước và điều kiện của quy trình.
Quản lý người dùng và chứng thư số
Làm thế nào để quản lý người dùng trong hệ thống?
Trả lời:
Bạn có thể quản lý người dùng thông qua module quản lý người dùng, bao gồm việc tạo mới, chỉnh sửa thông tin, phân quyền và theo dõi hoạt động của người dùng.
Làm sao để thêm và quản lý chứng thư số của người dùng?
Trả lời:
Chứng thư số của người dùng có thể được thêm và quản lý trong hệ thống thông qua module quản lý chứng thư số. Bạn có thể thêm mới, đặt lại tên chứng thư, đặt làm mặc định và thu hồi chứng thư số từ đây.
Sử dụng tài khoản trên nhiều công ty
Một tài khoản có thể sử dụng trên nhiều công ty như thế nào?
Trả lời:
Hệ thống cho phép một tài khoản người dùng được liên kết với nhiều công ty. Bạn có thể chuyển đổi giữa các công ty mà mình được phân quyền mà không cần đăng xuất.
Làm sao để quản lý quyền hạn của tài khoản trên nhiều công ty khác nhau?
Trả lời:
Quyền hạn của tài khoản có thể được quản lý riêng biệt cho từng công ty. Bạn có thể phân quyền cho tài khoản theo vai trò và nhiệm vụ cụ thể trong từng công ty.
Bảo mật và an toàn dữ liệu
Hệ thống có đảm bảo an toàn và bảo mật cho các chứng từ điện tử không?
Trả lời:
Có, hệ thống sử dụng các biện pháp bảo mật tiên tiến như mã hóa dữ liệu, chứng thư số và kiểm soát truy cập để đảm bảo an toàn cho các chứng từ điện tử.
Làm thế nào để khôi phục dữ liệu nếu xảy ra sự cố?
Trả lời:
Hệ thống có chức năng sao lưu và khôi phục dữ liệu định kỳ, giúp bạn dễ dàng khôi phục dữ liệu trong trường hợp xảy ra sự cố.
Hỗ trợ và dịch vụ
Nếu gặp vấn đề trong quá trình sử dụng hệ thống, tôi có thể nhận hỗ trợ ở đâu?
Trả lời:
Bạn có thể liên hệ với đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật của chúng tôi thông qua email, điện thoại hoặc hệ thống hỗ trợ trực tuyến được tích hợp trong hệ thống.
Cập nhật và nâng cấp
Hệ thống có được cập nhật và nâng cấp thường xuyên không?
Trả lời:
Có, chúng tôi liên tục cập nhật và nâng cấp hệ thống để cải thiện tính năng, hiệu suất và bảo mật. Bạn sẽ nhận được thông báo khi có bản cập nhật mới.